Voordat je daadwerkelijk begint met het verhuizen van je domeinnaam, moet je eerst bij je huidige hosting provider een back-up maken van je webmail. Dit proces heeft meerdere stappen nodig, want direct van je huidige webmail naar de nieuwe webmail gaat niet.
1. Gebruik bij voorkeur Outlook 2016 op je eigen pc en open deze
2. Klik links bovenin op ‘Bestand’ en daarna rechts onder ‘Accountgegevens’ op het rechthoekje met ‘Accountinstellingen’ en dan daaronder nogmaals op ‘Accountinstellingen’
3. In het nieuwe venster ‘E-mailaccounts’ ga je naar het tabblad E-mail en klikt daaronder op ‘Nieuw’
4. Je bent nu bij Automatische E-mailconfiguratie. Zorg dat het rondje bij ‘E-mailaccount’ is geselecteerd (dus niet Handmatige instelling of servertypen)
5. Vul je naam in, het e-mailadres dat je met je webmail gebruikt, en twee keer (onder elkaar) het wachtwoord dat je gebruikt voor die e-mailaccount
6. Klik nu op volgende en Outlook haalt automatisch de juiste mailserver gegevens binnen en synchroniseert de e-mails van je webmail naar Outlook. Heb geduld, dit kan eventjes duren. Verschijnt er tussendoor een scherm die om toestemming vraagt om je servergegevens binnen te halen klik dan op ‘Toestaan’
7. Als de synchronisatie klaar is klik je op Volgende of Afsluiten.
8. Naast Postvak In bij je mailaccount zie je een pijltje staan. Als je daarop klikt verschijnen de andere mappen die gesynchroniseerd zijn.
9. We gaan voor de zekerheid een back-up maken. Selecteer het betreffende e-mailadres in Outlook en klik links bovenin op ‘Bestand’
10. Kies in het menu hieronder de optie ‘Openen’
11. In het volgende venster kies je de optie ‘Importeren/exporteren’
12. Er komt een venster op met een wizard. Selecteer hier de optie ‘Naar een bestand exporteren’ en kies ‘Volgende’
13. Bij Exporteren naar bestand kies je voor ‘Outlook-gegevensbestand (.pst)’ en klik ‘Volgende’
14. In het venster ‘Outlook-gegevensbestand exporteren’ selecteer je het betreffende e-mailadres en zorg dat er vinkje staat bij ‘Inclusief submappen’ en klik ‘Volgende’
15. In het volgende venster zie je de bestandsnaam backup.pst en de locatie waar deze straks wordt opgeslagen. Wijzig de naam eventueel naar bijvoorbeeld backup-mijnwebmailaccount.pst om het duidelijker te maken. Laat het rondje staan bij ‘Dubbele items vervangen door geëxporteerde items’ en klik op ‘Voltooien’
16. Je back-up is nu veiliggesteld op jouw computer
17. Nu moet je ook nog je contactpersonen veilig stellen
18. Ga in je webmail naar Contactpersonen, selecteer deze allemaal en kies voor exporteren (alles of selectie kan ook een optie zijn). Dit wordt in contacts.vcf opgeslagen
19. Verwijder in Outlook nu het e-mailaccount waarvan je de back-up hebt gemaakt
20. Voor wat de e-mail betreft kan de verhuizing van je domein gedaan worden
21. Als de verhuizing van je domeinnaam is gedaan, dan kun je cPanel het betreffende e-mailadres aanmaken. LET OP: gebruik wel hetzelfde e-mailadres, naam en wachtwoord dat je eerst gebruikte.
22. Open nu Outlook weer en herhaal stap 1 t/m 7. Outlook heeft nu de nieuwe e-mailserveradressen van onze webmail opgehaald. Nu ga je de gemaakte back-up weer importeren
23. Klik op ‘Bestand’ – ‘Openen’ – ‘Importeren/exporteren’ – ‘Importeren vanuit een ander programma of bestand’ en kies ‘Volgende’
24. Kies ‘Bladeren’ om het door jou gemaakte back-up bestand te selecteren en kies ‘Volgende’
25. Als de back-up is binnengehaald kies je ‘Voltooien’
26. Nu worden jouw mailberichten gesynchroniseerd met je webmail op onze server
27. Staan er berichten in bijvoorbeeld de map Verzonden items en daarachter (alleen op deze computer), dan zijn deze berichten nog niet gesynchroniseerd
28. Klik daarvoor weer op het pijltje naast Postvak In. Daar staan mappen in het Engels. Drafts betekent bijvoorbeeld Concepten en Sent is Verzonden items
29. Selecteer nu alle berichten uit de map Verzonden items (alleen op deze computer) en sleep of verplaats ze naar de map Sent. Nu worden ze wel gesynchroniseerd. Doe dit eventueel ook met andere mappen waar (alleen op deze computer) achter staat. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om Verwijderde items en Spam niet te synchroniseren.
30. Komt jouw mail van je oude provider al binnen op Outlook en gebruik je dit programma al, ga dan te werk vanaf stap 9